本课目标
学完这节课，你能把AI帮你生成的内容保存好、整理好、交付出去。
一、保存AI对话记录
为什么要保存
- 避免重复提问浪费时间
- 以后类似任务可以参考
- 证明工作过程
保存方法
方法1：截图保存
最简单的方法。在手机上：
- 苹果手机：同时按 电源键 + 音量上键
- 安卓手机：同时按 电源键 + 音量下键
截图后保存到相册，建议按日期和类型命名。
方法2：复制文字保存
- 长按AI回复的文字
- 选择”复制”
- 打开备忘录/微信文件传输助手/钉钉
- 粘贴保存
方法3：导出对话
部分AI工具支持导出对话：
- DeepSeek：对话页面 → 右上角”…” → 导出
- Kimi：对话页面 → 分享 → 复制链接
- 通义千问：对话页面 → 右上角菜单 → 导出
建议的保存命名规则
日期_类型_主题例如：
20261015_通知_国庆安全检查20261016_方案_文艺汇演活动20261017_总结_第三季度工作
二、整理成正式文档
从AI对话到正式文档的步骤
第一步：复制AI生成的内容
第二步：粘贴到文档编辑器（WPS/Word/腾讯文档）
第三步：按5步法检查修改
第四步：调整格式
第五步：保存为正式文件格式调整要点
通知格式
标题：关于XXX的通知
正文：
一、背景/目的
二、具体事项
三、工作要求
落款：
XXX单位
2026年X月X日方案格式
标题：关于XXX的实施方案
一、工作背景
二、工作目标
三、主要任务
四、时间安排
五、保障措施
落款：
XXX单位
2026年X月X日宣传稿格式
标题：（吸引人的标题）
导语：时间、地点、事件概述
正文：活动详情、亮点、参与者感受
结尾：意义总结
（配图说明）
来源：XXXWPS/Word排版技巧
| 操作 | 方法 |
|---|---|
| 设置标题样式 | 选中标题 → 开始 → 标题1/标题2 |
| 调整行距 | 选中文本 → 段落 → 行距1.5倍 |
| 设置页边距 | 页面布局 → 页边距 → 适当 |
| 插入页码 | 插入 → 页码 → 页面底端 |
| 设置字体 | 按本单位现有格式要求整理 |
三、选择交付方式
不同场景的交付方式
| 场景 | 推荐格式 | 交付方式 |
|---|---|---|
| 正式单位文档 | Word/PDF | 按本单位现有格式要求整理，正式使用前由相关负责人审核 |
| 微信公众号 | 图文排版 | 公众号编辑器发布 |
| 工作群通知 | 文字/图片 | 微信群/钉钉群发送 |
| 汇报材料 | Word/PPT | 会议汇报或邮件 |
| 存档备查 | 归档保存 |
注意事项
- 正式文件用PDF：避免格式错乱
- 微信发送用图片：长图或截图更方便阅读
- 汇报材料加PPT：关键数据用图表展示
- 所有文件都要备份：电脑+手机各存一份
四、建立自己的模板库
为什么要有模板
把常用的AI提示词和输出格式保存为模板，以后遇到类似任务直接套用，效率翻倍。
怎么建模板
- 找一次你用AI写得最好的通知/方案/总结
- 把你输入的提示词保存下来
- 把AI输出的格式保存下来
- 下次遇到类似任务，直接修改关键词
模板示例
【通知模板】
我是[岗位]，要写一份关于[主题]的通知。
通知对象：[谁]
核心内容：
1. [事项一]
2. [事项二]
3. [事项三]
截止时间：[什么时候]
语气要求：正式、清楚、适合单位内部使用
请包含：标题、正文、落款。本课小结
- 保存AI对话记录：截图、复制文字、导出对话
- 整理成正式文档：复制→粘贴→检查→排版→保存
- 交付方式因场景而异：正式文档用PDF、微信用图片、汇报用PPT
- 建立自己的模板库，提高重复工作效率
课程总结
恭喜你完成了全部6课！你已经掌握了：
- ✅ 安装和使用AI工具
- ✅ 和AI进行有效对话
- ✅ 用提问公式生成工作材料
- ✅ 检查和修改AI初稿
- ✅ 保存和交付工作成果
接下来你可以：
- 去「练习」页面用提示词填空器生成更多提示词
- 去「案例」页面看看别人的优秀作业
- 在实际工作中多用AI，熟能生巧
安全提醒
请勿在AI工具中输入涉密信息、内部敏感信息、个人隐私和未公开业务数据。AI输出仅供起稿参考，正式使用前必须人工核对。