第8课：检查清单与日程管理——AI做你的小秘书

课程基本信息

• 课程时长：90分钟
• 目标学员：46-55岁乡镇/街道基层工作人员
• 核心技能：AI任务拆解法 + 常用清单模板库 + 30天打卡挑战
• 即时产出：一份本周重点工作检查清单 + 3个常用清单模板

目录

1. 模块1：从”救火队员”到”计划高手”（10分钟）
2. 模块2：AI任务拆解法（30分钟）
3. 模块3：常用工作清单模板库（30分钟）
4. 模块4：AI日程管理与提醒（10分钟）
5. 模块5：30天打卡挑战（10分钟）

模块1：从”救火队员”到”计划高手”（10分钟）

1.1 基层工作的”救火”困境

【痛点共鸣】

你是不是也这样工作？

• 早上到单位，领导说”今天有个检查，赶紧准备”
• 下午突然接到通知”明天要报材料”
• 一天下来忙得团团转，但好像什么都没做成

这就是”救火队员”式工作：被动应付，总在紧急状态

问题出在哪？

• 任务太多，不知道先做什么
• 没有计划，想起什么做什么
• 容易遗漏，总是事后补救

1.2 清单的力量

【理念转变】

清单不是束缚，是解放。

清单的3个价值：

价值1：不再遗漏

• 把模糊任务拆成具体步骤
• 每项都有检查点
• 不会忘、不会漏

价值2：提高效率

• 按清单逐项完成，不纠结”接下来做什么”
• 减少决策疲劳
• 专注执行，不用想太多

价值3：降低焦虑

• 任务可视化，心里有数
• 完成一项勾一项，有成就感
• 不再担心”是不是又漏了什么”

1.3 AI如何帮你做清单？

传统方式：自己列清单，容易漏项、不系统 AI辅助方式：告诉AI任务，AI帮你拆解成可执行清单

示例：

• 模糊任务：“准备安全生产检查”
• AI拆解：

  1. 准备检查表（周一前）
  2. 联系各村负责人（周二）
  3. 现场检查（周三-周四）
  4. 汇总问题清单（周五）
  5. 撰写检查报告（下周一）

模块2：AI任务拆解法（30分钟）

2.1 什么是”任务拆解”？

【定义】 把一个模糊、复杂的大任务，拆成一系列具体、可执行的小步骤。

示例：

2.2 让AI拆解任务的”五句话公式”

我是【岗位+职务，如"安监站站长"】
我要【做什么任务，如"准备安全生产检查"】
用途是【要达到什么目的，如"迎接区安委会抽查"】
时间要求是【何时完成，如"6月15日前"】
请帮我拆解为可执行步骤，标注每项任务的优先级和完成时限。

2.3 实战演示

【演示任务】：组织社区端午节活动

提示词：

我是社区工作者。
我要组织社区端午节活动。
用途是：丰富居民文化生活，增进邻里关系。
时间要求是：6月10日前完成。
请帮我拆解为可执行步骤，标注优先级和完成时限。

【AI输出】

【端午节活动任务清单】

🔴 高优先级（本周完成）
1. 确定活动方案（5月20日前）
   - 确定活动主题、时间、地点
   - 确定活动内容（包粽子比赛、文艺表演等）
   - 预算审批

2. 发布活动通知（5月22日前）
   - 撰写通知（可用AI辅助）
   - 在各楼栋张贴
   - 微信群推送

3. 报名统计（5月25日前）
   - 统计参与人数
   - 确定节目单
   - 统计食材数量

🟡 中优先级（下周完成）
4. 物资准备（6月1日前）
   - 采购粽叶、糯米、红枣等食材
   - 准备场地（桌椅、音响、横幅）
   - 准备奖品

5. 志愿者招募（6月3日前）
   - 招募活动志愿者10名
   - 明确分工（签到、引导、裁判等）

🟢 低优先级（活动前3天）
6. 场地布置（6月7日前）
   - 悬挂横幅
   - 摆放桌椅
   - 调试音响

7. 活动彩排（6月9日）
   - 志愿者到位
   - 流程走一遍

8. 活动实施（6月10日）
   - 签到
   - 包粽子比赛
   - 文艺表演
   - 颁奖

9. 活动总结（6月12日前）
   - 撰写活动总结（可用AI辅助）
   - 报送街道

【人工优化】

• 补充具体数据（如预算5000元、参与人数100人）
• 调整优先级（根据实际情况）
• 增加责任人（每项任务指定负责人）

2.4 任务拆解的5个维度

让AI拆解时，可以从以下5个维度要求：

维度1：时间维度

• 按时间顺序拆解
• 标注每项任务的完成时限

维度2：责任维度

• 每项任务指定负责人
• 明确协作关系

维度3：优先级维度

• 用🔴🟡🟢标注优先级
• 先做重要紧急的

维度4：资源维度

• 需要哪些物资
• 需要哪些人员配合
• 需要多少预算

维度5：风险维度

• 可能遇到什么问题
• 应急预案是什么

2.5 任务拆解提示词模板

基础版（三句话）：

我是【岗位+职务】
我要【做什么任务】
请帮我拆解为可执行步骤，标注优先级和完成时限。

进阶版（五句话）：

我是【岗位+职务】
我要【做什么任务】
背景：【为什么要做】
已知：【已有资源/限制条件】
请按【时间/责任/优先级/资源/风险】维度拆解，生成可执行清单。

模块3：常用工作清单模板库（30分钟）

3.1 模板1：会议组织清单

用途：筹备各类会议（工作会、培训会、座谈会）

AI生成提示词：

我是办公室工作人员。
我要组织一次工作部署会（30人参会，半天）。
请生成会议组织清单，包含会前、会中、会后所有事项。

【AI生成的会议组织清单】

【会议组织清单】

🔴 会前准备（会议前3天）
□ 确定会议主题、时间、地点
□ 拟定会议议程
□ 发送会议通知（含议程、材料）
□ 准备会议室（桌椅、音响、投影）
□ 准备会议材料（打印、装订）
□ 准备签到表、座次牌
□ 准备茶水、纸笔

🟡 会中服务（会议当天）
□ 提前1小时布置会场
□ 引导参会人员签到
□ 发放会议材料
□ 会议记录（录音+笔记）
□ 拍照（如需）
□ 引导发言、控制时间
□ 会议中途休息安排

🟢 会后工作（会议后1-3天）
□ 整理会议纪要（24小时内）
□ 发送会议纪要给参会人员
□ 跟踪决议事项落实
□ 报销会议费用
□ 归档会议材料

3.2 模板2：检查接待清单

用途：迎接上级检查、兄弟单位考察

AI生成提示词：

我要迎接上级安全生产检查。
检查内容：安全生产责任制落实情况。
请生成检查接待清单，包含前期准备、现场接待、后续跟进。

【AI生成的检查接待清单】

【检查接待清单】

🔴 前期准备（检查前1周）
□ 准备汇报材料（PPT+文字稿）
□ 准备台账资料（按检查清单准备）
□ 布置检查现场（路线、点位）
□ 准备介绍词
□ 确定陪同人员
□ 准备交通工具、食宿安排

🟡 现场接待（检查当天）
□ 迎接检查组
□ 汇报工作情况
□ 陪同实地检查
□ 配合查阅资料
□ 记录检查组意见
□ 安排工作餐

🟢 后续跟进（检查后1周）
□ 整理检查组反馈意见
□ 制定整改方案
□ 报送整改报告
□ 跟踪整改落实
□ 建立长效机制

3.3 模板3：活动筹备清单

用途：组织社区活动、宣传活动

AI生成提示词：

我要组织社区端午节活动（100人参加，户外）。
请生成活动筹备清单，包含策划、准备、实施、总结各阶段。

【AI生成的活动筹备清单】

【活动筹备清单】

🔴 策划阶段（活动前2周）
□ 确定活动方案（主题、时间、地点、流程）
□ 预算审批
□ 发布活动通知
□ 报名统计
□ 确定志愿者分工

🟡 准备阶段（活动前1周）
□ 采购物资（食材、奖品、装饰品）
□ 准备场地（桌椅、音响、横幅）
□ 准备应急物资（医药箱、雨具）
□ 联系媒体（如需宣传）
□ 志愿者培训

🟢 实施阶段（活动当天）
□ 场地布置（提前2小时）
□ 志愿者到位
□ 签到、引导
□ 活动实施（按流程）
□ 拍照、录像
□ 清理现场

🔵 总结阶段（活动后3天）
□ 收集活动照片、视频
□ 撰写活动总结（可用AI辅助）
□ 报送街道/上级部门
□ 发布公众号推文（可用AI辅助）
□ 报销费用
□ 归档资料

3.4 清单模板库使用技巧

技巧1：按需调整

• AI生成的清单是通用版
• 根据实际情况增删项目
• 添加本单位特殊要求

技巧2：指定负责人

• 每项任务后面加”（责任人：XXX）”
• 避免推诿扯皮

技巧3：设置提醒

• 用手机日历设置提醒
• 重要任务提前1-2天提醒

技巧4：定期复盘

• 每周回顾清单完成情况
• 优化清单内容

模块4：AI日程管理与提醒（10分钟）

4.1 AI如何辅助日程管理？

功能1：生成周计划 提示词：

我是【岗位+职务】。
本周重点工作有：
1. XXX
2. XXX
3. XXX

请帮我生成本周工作计划，按优先级排序，标注每日任务。

功能2：生成日报 提示词：

今天我要完成：
1. XXX
2. XXX
3. XXX

请帮我生成今日待办清单，按优先级排序。

功能3：生成提醒清单 提示词：

我近期有以下重要事项：
1. 【事项+时间】
2. 【事项+时间】
3. 【事项+时间】

请生成提醒清单，标注提前提醒时间（如提前1天、提前1周）。

4.2 AI与手机日历联动

操作步骤：

1. AI生成任务清单
2. 复制任务到手机日历
3. 设置提醒时间
4. 每天查看日历，按清单执行

示例：

AI生成：
□ 5月20日：完成安全生产自查（责任人：各村负责人）

手机日历：
5月19日 18:00 提醒：明天完成安全生产自查
5月20日 9:00 提醒：今天完成安全生产自查

模块5：30天打卡挑战（10分钟）

5.1 什么是”30天打卡挑战”？

目的：养成使用AI辅助工作的习惯

规则：

• 每天完成1项AI辅助工作
• 打卡记录（拍照/截图）
• 累计打卡30天，获得”AI应用能手”电子证书

5.2 30天打卡任务清单

【第1周：基础入门】

Day 1：用AI写一份会议通知 Day 2：用AI生成工作总结提纲 Day 3：用AI提取一份文件摘要 Day 4：用AI写一份活动方案 Day 5：用AI生成检查清单 Day 6：用AI整理会议纪要 Day 7：用AI写一篇工作简报

【第2周：技能提升】

Day 8：用AI生成周计划 Day 9：用AI写一份请示报告 Day 10：用AI生成数据对比表 Day 11：用AI写领导讲话稿提纲 Day 12：用AI生成项目进度表 Day 13：用AI写一份调查报告 Day 14：用AI生成工作总结

【第3周：综合应用】

Day 15：用AI准备汇报材料 Day 16：用AI生成会议方案 Day 17：用AI写宣传稿 Day 18：用AI生成培训方案 Day 19：用AI写调研报告 Day 20：用AI生成工作计划 Day 21：用AI写述职报告

【第4周：创新突破】

Day 22：用AI生成PPT大纲 Day 23：用AI写短视频脚本 Day 24：用AI生成数据图表说明 Day 25：用AI写工作总结+下一步计划 Day 26：用AI生成项目方案 Day 27：用AI写经验总结 Day 28：用AI生成年度计划 Day 29：综合应用（自选任务） Day 30：总结复盘，写学习心得

5.3 打卡激励机制

个人奖励：

• 连续打卡7天：获得”AI应用新手”电子徽章
• 连续打卡15天：获得”AI应用熟手”电子徽章
• 连续打卡30天：获得”AI应用能手”电子证书 + 学习资料包升级版

团队奖励：

• 全班30%学员完成打卡：全员获得”AI应用班级”纪念证书
• 打卡作品评选优秀：在公众号展示 + 赠送AI工具会员

模块5：实战演练与总结（10分钟）

5.1 课堂练习（5分钟）

【练习】

请用AI拆解以下任务：

任务：“准备迎接上级乡村振兴工作检查”

要求：

1. 用五句话公式让AI拆解
2. 标注优先级和完成时限
3. 生成可执行清单

5.2 课程总结（5分钟）

【本课核心要点回顾】

✅ 任务拆解法：模糊任务 → AI拆解 → 具体步骤

✅ 五句话公式：我是谁 + 我要做什么 + 用途 + 时间要求 + 拆解维度

✅ 3大清单模板：会议组织、检查接待、活动筹备

✅ AI日程管理：生成周计划/日报/提醒清单

✅ 30天打卡挑战：每天1项，养成习惯

【下课作业】

1. 用AI拆解一个本周工作任务，生成可执行清单
2. 选择1个清单模板，根据实际情况调整后保存
3. 制定个人30天打卡计划（从打卡清单中选择30天任务）

作业要求：

• 清单必须包含优先级和完成时限
• 必须标注责任人（如适用）
• 提交时间：下节课前（最后一节课）

课程总结】

8周课程到此结束！恭喜大家完成AI应用能力提升课程的学习！

【下一步】

• 完成8次课后作业
• 参加阶段测试
• 申请三级认证
• 参与30天打卡挑战
• 加入校友群，持续交流

【结业寄语】

AI不是年轻人的专利，基层工作也能很轻松。 希望大家把今天学到的技能用到工作中，提高效率，把时间还给生活。

祝大家工作顺利，生活愉快！

附录：检查清单工具包

附录1：任务拆解检查清单

让AI拆解任务时，检查是否包含：

• 任务目标（要达成什么）
• 具体步骤（怎么做）
• 优先级（先做什么）
• 完成时限（何时完成）
• 责任人（谁来做）

附录2：清单模板快速索引

附录3：30天打卡记录表（可打印）

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
30天AI应用打卡记录表
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

姓名：___________ 单位：___________ 开始日期：___________

【打卡记录】
| 天数 | 日期 | 完成内容 | AI工具 | 耗时 | 自我评价 |
|------|------|---------|--------|------|---------|
| 1 | | | | | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 2 | | | | | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 3 | | | | | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| ... | | | | | |
| 30 | | | | | ⭐⭐⭐⭐⭐ |

【周总结】
第1周（Day1-7）：完成___天，心得：___________
第2周（Day8-14）：完成___天，心得：___________
第3周（Day15-21）：完成___天，心得：___________
第4周（Day22-30）：完成___天，心得：___________

【最终总结】
最大收获：
最常用技能：
遇到的困难：
下一步计划：

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

课后资源

• 任务拆解法：见学习资料包”卡片10”
• AI提示词模板：见学习资料包”模板7”
• 30天打卡挑战：见学习管理系统”打卡专区”
• 清单模板库：见学习管理系统”模板库”栏目

第8课教材版本：v1.0
编写日期：2026年5月18日
适用课程：政府及企事业单位基层AI应用能力提升课程

🎉 恭喜完成全部8周课程学习！