办公设备用与养：打印机，你长期的冤家

办公软件换了一茬又一茬，只有打印机的脾气一点没变。

打印机：长期的冤家

打印机是办公设备里最有性格的一位。她拒收你的文件时，从来不告诉你为什么，只给你一个状态：不进纸。

冤家归冤家，她的病就三种，按排查顺序来：

第一步：查电和灯。电源插了吗？指示灯什么颜色？红灯闪是她的求救信号（缺纸缺墨卡纸，闪法各有讲究，面板上一般有图示）。灯都不亮，先查插座。

第二步：查纸和墨。纸盒里纸有没有装歪？纸别装太满（装三分之二，卡纸多半是喂太饱）。进纸轮上有没有灰？老机器橡皮轮打滑不进纸，拿微湿的布擦一下进纸轮，立竿见影。墨水看打印质量：缺色、条纹、一半清楚一半白，就是墨的事。

第三步：查驱动和连接。前两步都没毛病，才是软件的事：电脑上打印机状态是「脱机」还是「就绪」？USB 线松没松？这些都好着，删掉打印机重新添加一次，或官网下个新驱动。

三步下来九成的「不进纸」有解。剩下的一成，请维保——别硬修，墨粉和定影组件弄一手不说，有些零件烫手。

卡纸的规矩

卡纸了：关电源，打开盖子，顺着进纸方向慢慢抽出。抽断了别慌，把能看见的碎片全取净——残留小纸片是「卡纸变常客」的头号原因。别用镊子使劲掏，掏坏了传感器，小事变大事。

墨的账

买打印机时最该算的一笔账：机器便宜墨贵是行业套路（打印机 200 元，原装墨盒 80 元只能打几百页）。常年打字量的，选墨仓式（加瓶装墨水，一瓶打几千页）；打印量小的，别贪便宜买「墨盒机」。连供改装省钱但爱出毛病，动手能力一般的不建议。这笔账隔几年就要重算一遍，数字总在变，账理从来不变。

扫描：手机把老伙计替了一半

早年扫描仪是办公桌上的大件。今天手机就能顶大半个：微信里的「文件传输」小程序、各手机自带的「扫描文档」功能（相机里就有），对着纸质文件拍照，自动裁边、矫正、转成 PDF。

真正需要高保真扫描的（老照片翻新、带公章的存档），才轮到扫描仪出场。先手机试，不够再上仪器——这顺序反过来的话，你的扫描仪会吃灰。

共享打印：一个办公室的和平协议

打印机插在谁电脑上，谁就是机房重地——他休假，全办公室打印瘫痪。

现在的解法：打印机连 Wi-Fi（新点的打印机都支持），人人直连，没有地主。设置方法各品牌不同，但就一句话的事：在打印机面板上连上办公室 Wi-Fi，各电脑「添加打印机」搜到她，完事。老式 USB 打印机共享要经过主机电脑（Windows 的共享打印设置不复杂，但那是第二篇讲义的事，此处不展开——原理记住：共享是经过别人转交，直连是各走各门）。

2026 年的新解法：能不打印就不打印

最后说一个很多人没想到的解法：打印问题的终极解法是不打印。

打印前问一句：这张纸三年后还有人翻吗？

• 合同存档——要打的，法律要件在纸上；
• 材料报审——问一句接收方「PDF 行不行」，十有八九行；
• 传阅学习——线上文档传阅更好，还免了「第 3 版第 5 版满天飞」的乱；
• 「打出来看得认真」——多半是错觉，认真不认真在人不在纸。

这一章的标题是「用与养」。最好的养护是让她少干活：纸留在该在的地方，其余的比特就够了。

练习

1. 照着急救三步，给身边那台「不进纸」的打印机做一次体检（顺便擦进纸轮）；
2. 用手机把一份纸质文件扫成 PDF，和复印的一份对比：文字清不清楚、章正不正；
3. 下次打印前，用「三年后还有人翻吗」过一遍要打的东西——省几张是几分钱，省一摞是习惯。