文字处理：Word/WPS 里的纸和 AI 学徒

从一张会议通知开始学。变的是身边多了个帮手。

开工：新建一张纸

打开 WPS 或 Word 的首页，点新建，选「空白文档」。一张白纸摆在你面前——她就是一张纸，你已经会了一半。

打字不用教，这里只说三个必会动作：

保存：Ctrl + S，是条件反射，不是操作。改几行按一下。保存时注意两个框：文件名（起个能认的名字，别叫「新建文档」）和位置（上一讲说的：存进抽屉，别放玄关）。

另存为：［文件→另存为］，把这张纸换个名字或换个抽屉再存一份。发给别人前先另存一份 PDF（文件类型里选 PDF），格式不会跑——对方手机打开也是你看到的样子。

自动保存：2026 年的好消息，WPS 和 Word 登录账号后默认开自动备份（云端历史）。但要记住：自动备份是保命的，不代替 Ctrl + S 的好习惯。

格式：先学会，再谈漂亮

一张会议通知，格式要做对三件事：

① 标题：选中标题那行，字号选二号，点加粗，居中。完事。

② 正文：选中正文，字号小四或五号。段落首行空两格：［开始→段落］对话框里「特殊格式」选首行缩进 2 字符——别用敲空格的方法，敲出来的缩进一换行就乱。

③ 落款：右对齐。选中落款两行，点右对齐按钮。

新手最常见的病是花哨：一个文档五种字体、三种颜色、标题加下划线再加波浪线。记住：全篇最多两种字体，样式一致比漂亮重要。公文有公文的规范，家常文档有家常的体面，共同点就一条：一致。

两个提效神器，早点会：

• 格式刷（刷子图标）：选中调好格式的段落，点一下格式刷，再刷到没调的段落，格式就统一了。双击可以连刷多段。
• 查找替换（Ctrl + H）：全文把「张经理」换成「李经理」、把错别字一次改净，靠她。我教这招时总说她是「文字处理的第一快刀」，今天还是。

2026 年的新工序：AI 打草稿

老流程是：空纸 → 打字 → 排版。今天的流程多了一步：

AI 打草稿 → 你改 → 你排版 → 你负责。

拿会议通知举例。打开 AI 助手（豆包、千问、WPS AI 都行），给她一段口令：

帮我起草一份会议通知。
背景：我们社区业委会，下周三晚上 7 点在活动室开楼道整治议事会。
要求：100 字以内，包含时间、地点、议题、联系人；
语气正式但不要官腔；结尾留报名方式。

十几秒她给你一版草稿。然后是最关键的一步：改。

改什么？三处必看：

1. 事实：时间地点人名电话，她都不知道，必须你填、你核。
2. 语气：她写的「顺颂时祺」你的通知用不上就删；她写得太硬就让她软化，太软就提要求重写。
3. 规矩：你的单位有格式规范（红头文件格式、行文规矩），照你的来，AI 不懂你们单位的规矩。

改完的稿子才是你的。落你名字的东西，一个字都要过你的眼——这是用 AI 的第一条纪律，跟「交出去前通读一遍」是同一条。

排版还是上面那三件（标题、正文、落款），AI 替你省的是打字，没替你省的是判断。

练习

照着做一遍，这一讲就到手了：

1. 新建文档，让 AI 起草你单位下周的会议通知；
2. 改：填上真实时间地点联系人，删掉她编的花活；
3. 排：标题二号加粗居中、正文小四首行缩进、落款右对齐；
4. 存：命名「0917-楼道整治会议通知」存进「工作」抽屉，另存一份 PDF。

收尾一句：体面是排版给的，可靠是你改稿给的。