表格：Excel 里的账本，AI 帮你记

从一张简单的销售表开始体验表格。今天她多了一个好处：算得动 AI 替你把乱账先理一遍。

表格软件在干什么

把一张纸账本搬进电脑：列是项目，行是记录，格是数字。区别只有一个：纸账本算错要擦，电子表格改一处，全表自动重算。

这就是表格软件的全部本质——活的账本。Excel、WPS 表格是同一种东西，学会了哪个都会另一个。

新建一个表格，你会看到一片网格。先记住三个名字：

• 单元格：一个小格，地址是列字母加行号，如 A1（第 A 列第 1 行）；
• 区域：一片格子，冒号连接，如 A1
  表示从 A1 到 C10 这一片；
• 工作表：底部那些标签（Sheet1），一页账本一个标签。

第一次算账：SUM

在单元格里输入的不是数就是公式。公式以等号开头：

=SUM(B2:B10)

意思是：把 B2 到 B10 这一竖列加起来。回车，得数出现。

这个公式是活的：B5 的数字改了，得数自动跟着变。教到这里我总要停一下，让学员感受这个「活」字——纸账本没有这个待遇。

顺手再学两个：

=AVERAGE(B2:B10)    平均值
=MAX(B2:B10)        最大值

不用背，用到再查，AI 助手里问「怎么算一列的平均数」她连步骤带截图给你。

排序和筛选：账本会自己听话

排序：选中数据区，点［数据→排序］，选按哪列排、升序降序。想看谁卖得最多？按「销售额」降序一排，名单自己站好队。

筛选：点［数据→筛选］，每列头出现小箭头，点箭头勾选想看的。只想看「北京」的记录？勾北京，别的行藏起来，取消筛选全部回来。

这两招覆盖了日常八成的表格活。函数库有几百个，你不需要懂几百个，你需要知道「这事应该有函数能干」，然后去问（问同事、问搜索、问 AI）。

2026 年新工序：乱账丢给 AI

教科书里的流程：手动录入 → 手动排格式。现实里最常见的苦活其实是整理乱数据：微信里收来的报名接龙、网页上复制的表格、格式乱七八糟的老表。

这活今天交给 AI。打开带表格能力的 AI 助手（WPS AI、豆包、千问办公都行），把乱数据原样贴给她：

帮我把下面这段报名接龙整理成表格。
要求：
1. 三列：姓名、楼栋、联系电话
2. 按楼栋排序
3. 电话缺失的标「待补」
4. 不要增删任何内容，原文有就是有，没有就是没有

她几秒给你一张排好的表。然后是老规矩：核对。

• 总行数对不对（原文 37 人，她给 35 行就是丢了）；
• 抽查三五行，数字和原文对不对；
• 她有没有「好心」补了原文没有的内容（AI 有这个毛病，尤其爱把「1栋」写成「1号楼」）。

核完无误，复制回 Excel，加一行 SUM 算总数。这一套下来，过去要花一晚上的「数据录入与格式整理」，今天十分钟。

一个重要提醒：AI 不会替你背账

表格这东西，错一个数就是错账。AI 替你省的是「打字和排版」，「对不对」永远是你说了算。她把 680 写成 660 你能看出来吗？能——只要你抽查。不抽查的话，神仙也保不住你。

这不是泼冷水。是用 AI 的第二条纪律：她干活快，你验收细，分工才成立。

练习

1. 手头随便找一段人名电话（自己编 5 行也行），新建表格录入三列：姓名、金额、日期；
2. SUM 算总额，AVERAGE 算平均；
3. 按金额降序排一遍，再筛选金额大于 100 的；
4. 把这 5 行复制给 AI，让她换个格式重排，回来和你的表对一遍。

最后说一句「让数据表现更直观——图表」。篇幅所限，这一讲先把账算明白；图表是表格学会后的下一课（学会了表格再学她，一晚上就够），本站后续教程会讲。